Independientemente de la plataforma (WhatsApp, Teams, Slack o incluso el antiguo y olvidado Messenger para los nostálgicos), un grupo mal administrado, sin propósito claro, inevitablemente muta en lo que llamo el “grupo de los cumpleaños”.

Un grupo que nació con un objetivo noble: conectar equipos, agilizar la comunicación, ser una herramienta de trabajo eficaz. Pero que con el tiempo se convirtió en un ecosistema donde la única actividad real es una coreografía digital de felicitaciones: “Feliz cumple, que disfrutes tu día”, “Feliz vuelta al sol”, “Que lo pases increíble”. Día tras día, semana tras semana, con diferentes destinatarios, pero con el mismo guión.

Y aquí me surge una duda existencial: si es una sola persona la que está cumpliendo años, ¿por qué todo el grupo tiene que enterarse? ¿Es una celebración personal o un festival público de emojis de globos y tortas? Si realmente queremos una comunicación efectiva, ¿no sería más directo, personal y sincero enviarle un mensaje privado al homenajeado? Lo peor que puede pasar es que generes una conversación real y descubras que, además de cumplir años, esa persona también existe el resto del año.

Pero no, el rebaño sigue la tradición. Llega el primer “feliz cumple” y, como si hubieran activado un resorte automático, los demás se suman. Y mientras la avalancha de mensajes cae sobre el homenajeado, él o ella solo puede esperar a que pase la tormenta para finalmente enviar el inevitable y protocolario: “¡Gracias a todos!” Y luego… silencio. Hasta el próximo cumpleaños, donde todo se repetirá como un déjà vu corporativo.

Eso sí, hay grupos donde la creatividad se impone y sus miembros elevan el nivel con gifs, stickers y emojis de fuegos artificiales. Pero, si ponemos todo en una balanza, el veredicto es el mismo: sigue siendo el grupo de los cumpleaños.

Basta de lamentos, es momento de soluciones. ¿Cómo podemos rescatar a estos grupos y devolverles su esencia comunicativa?

Aquí algunas recomendaciones:

1. Define un propósito claro. Si el grupo fue creado para coordinar proyectos, que se use para eso, no para organizar el regalo de cumpleaños del jefe o la dinámica de amigo secreto (este tema daría para una columna aparte).
2. Establece reglas básicas de convivencia. No todo mensaje es urgente y no siempre es necesario responder de inmediato. Respetar horarios y tiempos de los demás hace la comunicación más efectiva.
3. Canales adecuados para cada tipo de comunicación. ¿Realmente es necesario interrumpir a 30 personas con un mensaje que podrías enviar por correo? La respuesta es casi siempre no.
4. Haz un detox digital. Si el grupo lleva meses sin uso real, ¿es indispensable su existencia? No temas en darle una despedida digna.
5. Si de verdad quieres felicitar a alguien, hazlo en privado. Un mensaje personalizado vale más que cien “feliz vuelta al sol” en un chat masivo.
6. Usa el chat para lo que realmente aporta valor. Comparte enlaces a la intranet con información útil, artículos relevantes para el equipo, recordatorios de reuniones o iniciativas importantes. Reconoce a aquellas personas que están haciendo un gran trabajo.
7. Aprovecha las herramientas del chat. Usa encuestas rápidas para tomar decisiones grupales en lugar de un sinfín de mensajes que podrían haberse resuelto con tres clics.
8. Evita la sobrecarga informativa. No conviertas el grupo en un muro de spam con mensajes que podrían haberse comunicado en una reunión breve o en un correo bien estructurado.
9. Fomenta la participación activa y útil. Si el chat es solo para notificaciones unilaterales, mejor usa un canal de anuncios en vez de una conversación bidireccional que nadie usa realmente.

Rescatemos los grupos de chat. Salvemos la comunicación corporativa. Y si nada de esto funciona… al menos pidamos que los cumpleaños vengan con torta en la oficina, porque si vamos a celebrar, que sea con algo más que stickers de unicornios.

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