Consejos para organizar un evento corporativo (y no fallar en intento)
Tres claves para que una feria, congreso, activación de marca o conferencia empresarial sea siempre un éxito.
Las ferias y eventos corporativos son uno de los principales instrumentos de promoción, marketing, comunicación y relacionamiento que tienen las marcas, por eso, el desarrollo de un evento empresarial se procura sea exitoso. Según el ranking del International Congress and Convention Association (Icca), Colombia es uno de los 5 países con más eventos corporativos al año en Suramérica.
Por eso, el escenario multipropósito Coliseo Live, especializado en el desarrollo de todo tipo de evento, recomienda tres claves que permitirán que sin importar si es una feria, congreso, activación de marca o conferencia empresarial sea siempre un éxito.
Logística y tiquetera
Según su tipo y capacidad, la logística de una feria inicia con la definición de todos los detalles para empezar la promoción del evento y finaliza con la percepción de los asistentes. Para ello, es indispensable contar con un experto en proyecciones, quien dará los lineamientos a la medida para cualquier evento.
“Para llevar a cabo cualquier tipo de evento, es necesario proyectar las medidas necesarias con el objetivo de tener control de ítems imprescindibles como el aforo, las fechas, los tickets de entrada al evento de ser necesario, alimentos y bebidas, los planes de contingencia, el ingreso de los asistentes entre otros”, señala Miguel Caballero, Director General de Coliseo Live.
Este tipo de escenarios son una gran vitrina para exponer y vender productos, y potenciar la exposición y relevancia de una marca, pero teniendo presente que es necesario contar con una buena planificación y los recursos adecuados, de lo contrario se corre el riesgo de que se convierta en un escenario adverso y que repercuta en la reputación e imagen tanto para el organizador como para los asistentes al evento.
Distribución y organización
La organización de una feria o evento empresarial es un factor fundamental para garantizar la experiencia durante cualquier caso, tanto para las marcas participantes como para los asistentes. Por esta razón, la prioridad y el primer paso siempre será definir la distribución del espacio, la sección que cada marca tendrá, el flujo de visitantes y los lineamientos de emergencias para que los asistentes se lleven la mejor percepción del evento.
Frente a este aspecto, se debe tener presente el manejo de los espacios que brinda el proveedor. Es esencial que se pueda ajustar el escenario sin importar si es para 50 personas o incluso 22 mil, y que está versatilidad a su vez impacte directamente en la percepción del aforo. Por eso, identificar los beneficios de la infraestructura y la adecuación del espacio permitirá ajustarlo a la medida del evento y un mayor ahorro para los organizadores.
La experiencia con el evento
Es importante tener en cuenta si todos los asistentes tienen la misma categoría o son invitados especiales para disponer de un espacio como suites VIP y generar un momento memorable, sin dejar de lado la atención del personal del escenario escogido para el desarrollo del evento.
Finalmente, un aspecto primordial a tener en cuenta durante el desarrollo de un evento o feria empresarial es la experiencia de los asistentes, ya que de esta depende que el evento sea un éxito o no y la viabilidad para repetirlo. “Es necesario contar con una capacidad instalada y talento multidisciplinario dispuesto al servicio de la viabilidad durante los eventos como: productores, logística, alimentos y bebidas, servicios médicos y acreditaciones. Todos estos necesarios para el desarrollo de eventos que están en el marco del entretenimiento, educación, corporativo, ferial, promoción, activaciones de marca, deporte y cultura”, agrega Miguel Caballero.